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퍼실리테이션의 이해 korea faclitators association
Activities of Facilitators

회의 / 워크숍

1. 회의

정의
회의란 복수의 사람들이 모여서 특정의 의제 또는 문제를 해결하기 위해 다양한 의견이나 정보를 적극적으로 교환하여 공통의 이해로서 의견의 일치를 찾아서 행동화하도록 구성된 일종의 회합체를 말합니다. 또는 회의란 업무를 관리하기 위한 조직활동에 적용되는 중요한 수단이고, 참가자가 같은 장소에 모여서 정보를 모아 협의하면서 문제해결점을 찾기 위한 것입니다. 따라서 복수의 사람이 모여서 하는 행사인 만큼 여러 사람의 접촉을 통해서. 정보의 전달과 상호 교환이 효과적으로 이루어 질 수 있기 때문에 혼자는 해결하지 못하는 문제들을 쉽게 해결할 수 있습니다. 그리고 회의 참가자들의 일체감과 참여 의식을 높일 수 있습니다.
목적
조직간 조직내의 갈등 조절
문제해결 그룹의 판단과 의사결정
조직의 문제해결
이슈도출
직원간의 커뮤니케이션 촉진
프로그램,프로젝트를 위한 지원획득
새로운 아이디어 개발
지시 또는 보고
프로젝트나 시스템의 검증
회의 유형

회의 유형은 다음의 4가지로 구분할 수 있습니다.

정보수집 및 전달 공유형
이해 조정형
문제 해결형
계획 입안형
프로세스

퍼실리테이션은 다음과 같은 프로세스로 진행됩니다.

1. 사전준비
회의소집
짜임새 있는 회의 Agenda 작성 및 사전발송
회의장 및 기자재 확인
2. 회의운영
회의 목적, 진행절차, 시간계획 안내
참석자 전원에게 발언할 수 있는 분위기 조성 및
의견 청취
브레인스토밍 등 회의 기법 활용
동등한 입장에서의 합의 도모
회의 순서 및 안건 별 시간관리
결과 도출 및 회의 종료
3. 사후관리
회의결과 확인 및 Follow-up

2. 워크숍

정의
조직차원의 Issue가 걸려 있는 사항에 대하여 해당부서 또는 실무 책임자가 함께 모여서 퍼실리테이터의 운영 하에 정해진 목표를 달성하기 위하여 참가자의 지식, 경험 및 아이디어를 결집하고 상호토의, 관계자의 협력을 통하여 의사결정 및 합의를 도출하는 업무활동을 말합니다. 즉, 참가자가 전문가의 조언을 받으면서, 문제 해결을 위하여 하는 협동 활동을 의미합니다.
목적
비전 설정
전략 수립
문제해결/의사결정

3. 비전 설정

정의
비전이란 조직(조직 전체 또는 단위 조직)의 바람직한 미래상을 표현한 것으로서 미래에 어떠한 조직이 되고 싶은가를 나타내는 조직구성원의 소망입니다. 즉, 비전은 "조직이 미래에 달성하고자 하는 조직의 상"이며, 사회 속의 조직위상과 미래를 향한 조직의 꿈을 실현시키기 위해 기업이 갖추어야 할 자기역할과 기본방향을 구체화시킨 것을 말합니다. 이러한 조직비전은 조직에게 목표를 제시하고 조직을 장기적으로 운영하는데 있어 방향타 역할을 합니다.
단위 비전 설정
단위부서 비전은 조직 전체의 비전과 연계선상에서 작성되어야 합니다. (단, 각 팀의 비전의 합이 회사비전이 될 필요는 없습니다 - 불가능한 측면이 있음) 또한 비전뿐만 아니라, 전체적 조직의 가치, 사명을 반드시 고려해야 합니다.
프로세스

프로세스는 다음과 같은 5 단계로 나뉩니다.

1. 환경인식
고객분석, 경쟁사 분석, 자사분석, 환경분석 등
2. 미션 만들기
조직의 존립이유는 무엇인가? Stakeholder들은 우리에게 무엇을 기대하나? 고객에게 어떤 가치를 제공해야 하는가? 등
3. 비전 만들기
해야 할 일, 할 수 있는 일, 하고 싶은 일은? 사업 영역은? 제공해야 할 가치는? 우리 조직의 차별화 포인트는? 등
4. 전략방향 도출하기
우리의 비전을 달성하기 위하여 구체적 목표를 어떻게 설정할 수 있는가? 조직 운영상의 강/약점이 반영되어 있는가? 등
5. 핵심가치 도출하기
일하는데 있어 우리에게 중요한 것은 무엇인가? 의사결정과 행동의 기준으로서 절대 포기할 수 없는 원직은 무엇인가? 등

4. 전략수립

정의
전략이란, 조직의 장래방향이나 그 존재양태에 대한 일정한 지침, 그리고 조직과 환경과의 관련방식(양태), 즉 조직의 환경적응 방향을 의미합니다. 또한 조직에 있어서의 의사결정의 지침이나 규칙(RULE)으로서의 역할을 말합니다.
-The creation of a unique and valuable position and making trade-offs in competing. (Porter: 1996)
-Strategy is a pattern of resource allocation that enables firms to improve their performance. (Barney: 1997)
수준
기업경영전략 (Corporate Strategy)
사업부전략 (Business Strategy)
기능별 전략 (Functional Strategy)
프로세스

전략수립 프로세스는 다음과 같은 6 단계로 나뉩니다.

1. 사업구조 파악
경영목표 및 경영전략을 수립하기 위한 추진조직의 구성 및 상세추진계획을 수립하는 단계
2. 외부환경 분석
경영전략 및 평가체계 수립을 위해 외부환경 변화를 파악/분석하여 이에 대한 기회 및 위험요인을 도출하는 단계
3. 내부역량 분석
기존의 경영이념 및 사업영역을 바탕으로 핵심역량, 프로세스, 재무능력, 그리고 이해관계자에 대한 평가 및 분석을 통해 강점 및 약점요인을 도출하는 단계
4. 비전/전략적과제 도출
전략 수립 주체의 실천 및 구체화 작업으로 전략적 과제를 도출하고 사업별시기별 전략적 방향을 설정하는 단계
5. 사업별/기능별 전략수립
경영목표를 설정하고 사업별로 경영자원과 경영전략 의지를 마케팅 전략, 개발전략, Logistics 전략, 재무전략 등의 세부계획을 수립하는 단계
6. 실행 및 피드백
수립된 비전과 전략적 의지를 구체적으로 실천함으로써, 전략의 타당성을 증명하고 핵심전략 요소와 기능별 전략의 일체화를 전개하는 단계

5. 문제해결/의사결정

정의
문제란 바람직한 모습(목표)과 현재의 모습(현상)과의 차이를 의미합니다. 즉, 이러한 차이를 분석하고 이 분석결과를 토대로 과제를 도출하여 최적의 해결안을 찾아 실행 계획을 세우고, 실행하고 평가함으로써 앞서의 문제를 해소해 나가는 것이 문제해결입니다.
프로세스
1. 문제를 정의ㆍ파악합니다.
환경분석, 문제구조 분석, 핵심이슈 선정
2. 원인을 분석합니다.
분석계획 수립, 정보수집, 핵심원인분석
3. 해결안을 개발합니다.
해결과제 도출, 해결안 도출, 해결안 선정
4. Action Plan을 수립합니다.
5. 실행 및 Follow-up을 합니다.

6. 아이디어 창출

활용

다음의 경우에 퍼실리테이션을 활용할 수 있습니다.

문제에 대한 존재 가능한 근본 원인을 모두 찾으려 할 때
문제의 해결책을 찾으려 할 때
어떤 개선활동을 해야 할지를 결정할 때
프로젝트의 각 단계에 대한 계획을 세울 때
팀의 창조성을 촉진시키려 할 때
공정이나 제품 또는 서비스에 대한 개선방안을 찾으려 할 때
팀의 참여를 통해 공정, 제품, 그리고 서비스에서의 혁신을 시작하려 할 때
프로세스
1단계
6~12명의 구성원으로 이루어지는 그룹 선발
2단계
리더와 기록원 선발(미리 정해놓지 않은 경우)
3단계
퍼실리테이터가 구성원들과 함께 문제를 정의
4단계
퍼실리테이터는 브레인스토밍에 대한 개략적인 설명을 하고 다음의 중요한 규직들을 설명 (비판금지, 자유분방, 수량추구, 결합개선)
5단계
그룹의 구성원들은 문제애 대한 해결책을 제시
6단계
기록지는 이이디어가 나오는 즉시 플립차트에 기록
7단계
아이디어에 대한 평가
브레인 스토밍 방식
Free Wheeling방식, Round-Robin방식, Slip Method방식 등
응용 기법
Brain Writing, Nominal Group Technique 등

7. 이슈 도출

가이드 라인
이슈는 구체적이며 명확해야 하고 체계적으로 달성 가능해야 합니다. 또한 조직의 비전과 전략에 연결되어야 지속적인 참여를 이끌 수 있으며, 과제가 달성되었을 때 조직이 추구하는 가치가 이루어져야 합니다. 그리고, 팀 멤버간, 조직 내에서 공통적으로 직면하고 있는 문제 및 도전 과제들을 선정합니다.
평가

평가는 다음과 같은 요소로 이루어집니다 : SMART

S = Specific(구체성)
M = Measurable(측정 가능성) : 성과 측정이 가능하여야 함
A = Attainable(달성 가능성) : 목표 달성이 가능하여야 함
R = Result-oriented(결과 지향성) : 결과/성과 도출이 가능하여야 함
T = Time-bound(시간 제한성) : 일정한 기간 내에 실천이 가능하여야 함

갈등해결

토론이 진행되면 갈등상황은 발생하기 마련입니다. 퍼실리테이터는 토론과 논쟁을 잘 구분할 줄 알아야 합니다. 건전한 토론은 회의에 있어서 필수불가결한 요소입니다. 집단이 의견의 차이를 표출하지 않는다면, 근본적으로 효과적인 결론을 내릴 수 없기 때문입니다. 반면에 역기능적인 논쟁은 갈등을 불러일으키므로 재앙이 될 수도 있습니다. 갈등상황에서 퍼실리테이터의 임무는 부정적인 감정이 발현함과 동시에 이 감정을 적절하게 잘 다루어서, 그것이 집단의 역동성과 창의성을 떨어뜨리지 않도록 하는 것입니다.

팀빌딩

팀빌딩은 팀 구성원들이 업무수행하는 방식과 팀원들간의 대인관계 및 문제해결기술을 개선시키고자 하는 팀단위의 다양한 활동입니다. 팀빌딩은 새로운 팀을 구성하거나 팀원들간의 갈등을 해결하여 팀워크를 구축하거나 보다 효율적인 팀으로 만드는 등의 다양한 상황에 적용 할 수 있습니다. 이를 위하여 팀의 효율성을 저해하는 현상들을 도출하고 문제점을 분석하여 그 원인을 탐색하도록 합니다. 또한 원인을 해결할 수 있는 아이디어를 도출케 하여 자율을 바탕으로 실천 할 수 있는 실천방안에 컨센서스를 도출해 나갈 수 있습니다. 퍼실리테이터는 이러한 과정에 개입하여 팀빌딩 프로세스를 퍼실리테이팅 하여 팀의 변화를 촉진 할 수 있습니다.

강의

공자는 '들은 것은 잊어버리고, 본 것은 기억만 되나 직접 해 본 것은 이해된다' 라고 했습니다.
교육은 가능한 한 참여를 이끌어 내어 자발적으로 이루어지게 하는 것에 중심을 두어야 합니다. 기본적으로 강사는 퍼실리테이터의 철학을 가지고 학습자들을 바라봐야 합니다. 퍼실리테이션 회의와 같이 강의를 통해서 참여자간의 강한 상호작용이 발생하지는 않지만, 강의안의 디자인을 구성 할 때 퍼실리테이션 프로세스를 접목하여 참여를 이끌어내고, 직접 체험하게 하여 학습효과를 높일 수 있습니다.

그룹코칭

그룹 코칭은 그룹의 구성원들간의 역동적인 관계가 문제일 경우에 할 수 있습니다. 그룹 구성원들의 목적이 같고, 직위나 역량 면에서 출발점이 비슷한 경우에 그룹 코칭이 가능합니다. 구성원들간에 대립과 갈등이 해소되지 않거나, 솔직한 의사소통이 이루어지지 않는 경우, 경쟁관계로 인해 상호 인정과 격려가 부족한 경우에 퍼실리테이터의 갈등해결 역량 등을 통하여 중재나 간접적인 소통으로 시너지를 낼 수 있습니다.

컨설팅

기업의 솔루션은 기업안에서 찾아야만 합니다. 그렇기 위해서 컨설턴트는 기업의 비전, 전략, 혁신활동 등을 면밀히 분석하여 기업이 필요로 하는 솔루션을 창출하는 과정에서 표현되지 않고 내재되어 있는 정보들까지 이끌어내는 능력이 있어야 합니다. 이처럼 기업 내부 구성원들의 참여를 이끌어내어 기업 안에서 솔루션을 찾는 데는 퍼실리테이션 스킬이 절대적입니다. 기업 구성원들의 참여를 통하여 도출한 문제와 솔루 션은 구성원들로 하여금 책임감을 갖게 하고 강한 동기를 유발합니다. 타인이 제시한 해결첵이 아닌 구성원들이 직접 진단한 문제와 그에 따른 해결책을 찾아가게 하는 프로세스 컨설팅은 퍼실리테이션의 중요한 영역입니다.